१. कार्यक्रम सम्झौताका लागि सम्बन्धित संस्थाको सञ्चालक समितिको निर्णय सहितको निवेदन

२. कार्यक्रम स्वीकृत भएको भन्ने व्यहोराको आधिकारिक निर्णय प्रति

३. नगरपालिकाको स्वीकृत नर्म्स बमोजिमको कार्यक्रमको प्रस्ताव

४. दर्ता भएको संस्थाको हकमा संस्थाको विधान र पछिल्लो आ.व.को अन्तिम लेखा परीक्षण प्रतिवेदन

५. कार्यक्रम सञ्चालनका लागि गरिने लागत सहभागिता सम्बन्धी विवरण

६. पेश्की लिनुपर्ने भएमा पेश्की पाऊँ भन्ने व्यहोराको निवेदन

७. कार्यक्रम सम्पन्न भएपछि अन्तिम भुक्तानी माग गर्दा संस्थाको पत्र, कार्यक्रम सञ्चालन भएको र सम्पन्न भएको झलक देखिने फोटाहरु,

८. खर्चको विल भर्पाईहरू रू.१००० र (वा सो भन्दा माथि रु २०००० बीस हजार सम्म प्यान बिल र सो भन्दा माथिको हकमा भ्याट (VAT) विल अनिवार्य हुनु पर्नेछ ।

९. कार्यक्रम सम्पन्न भएको प्रतिवेदन

१०. नगर स्तरीय अनुगमन समितिको सिफारिस

११. खर्चको तेरिज तथा प्रमाणित बिल भर्पाईहरू

१२. सहभागीहरूको उपस्थिति/ हाजिरी

१३. सामानको हकमा वितरण भएको भर्पाई वा दाखिला प्रतिवेदन

१४. भुक्तानीसम्बन्धी निर्णय वा आदेश

१५. कामको प्रकृतिअनुसार तोकिए बमोजिमका अन्य कागजातहरू