१. सम्बन्धित व्यक्तिको व्यहोरा खुलेको निवेदन

२. कार्यक्रम स्वीकृत भएको भन्ने व्यहोराको आधिकारिक निर्णय प्रति

३. खर्चको विल भर्पाईहरू रू.१००० र (वा सो भन्दा माथि रु २०००० बीस हजार सम्म प्यान बिल र सो भन्दा माथिको हकमा भ्याट (VAT) विल अनिवार्य हुनु पर्नेछ ।

४. सामानहरूको हकमा प्रचलित खरिद विधि अनुसार खरिद भई दाखिला प्रतिवेदन

५. खर्चको तेरिज तथा प्रमाणित बिल भर्पाईहरू

६. सहभागीहरूको उपस्थिति/ हाजिरी

७. भुक्तानीसम्बन्धी निर्णय वा आदेश

८. भुक्तानीलाई पुस्ट्याई गर्ने अन्य आवश्यक कागजात तथा व्यहोरा

९. कामको प्रकृतिअनुसार तोकिए बमोजिमका अन्य कागजातहरू